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Qui est Boutiques Progolf (BPG) ?

“Créé en 1980 pour avoir de meilleurs prix auprès des manufacturiers, BPG est un réseau de boutiques de golf. En regroupant plus de 125 membres au travers de l'est du Canada, BPG offre une valeur ajoutée sur les produits pour tous les golfeurs.”

Boutique Progolf achète directement des manufacturiers d'équipement et vêtements de golf et les distribue aux boutiques situées sur les terrains. Selon Martin Boucher, de BPG, “Nous n'aurions pas pu nous étendre partout au pays et espérer tripler nos ventes sans l'aide de FSI.”

Quel était leur défi ?

Avant de venir chez FSI, ils employaient plusieurs personnes pour gérer les comptes clients. Trouver du personnel pour ces tâches devenait une source de stress pour l'administration, puisque ces tâches ne se faisaient que 4 mois par année, rendant l'embauche difficile.

Les propriétaires de Boutiques Progolf auraient aimé mieux jouer au golf plutôt que de superviser le travail de nouveaux employés et ce, à chaque année. Ils se sont donc tournés vers FSI et leur solution les aida à réduire le nombre d'employés aux comptes clients à une seule personne.

Quelle était la solution ?

Pour BGP et les fournisseurs EDI :

FSI a établi une transaction 810 (facture détaillée) pour tous les fournisseurs EDI. FSI a testé chacun des fournisseurs et a chargé seulement 25 $ chacun, absorbé par les fournisseurs eux-mêmes.

Chacun des tests supplémentaires (deux sont inclus, les autres à 10 $) qui n'était pas concluant a été facturé directement aux fournisseurs.

Pour les fournisseurs non conformes EDI :

Pour les fournisseurs non conformes EDI, FSI a fourni le logiciel exAct™ et le module complémentaire au coût de 15 $. Les fournisseurs peuvent insérer eux-mêmes les factures, intégrer le logiciel à leurs progiciels de gestion (ERP) ou encore laisser FSI le faire pour eux.

exAct™ envoie l'information de facturation à FSI qui les traduits dans le format exigé par BPG. Ces données sont ensuite transmises automatiquement à BPG et importées dans leurs systèmes de gestion des comptes clients. FSI facture alors chaque fournisseur pour les factures envoyées, sans frais supplémentaires pour BPG.

Pour les factures envoyées par courriels ou télécopieur :

Pour les fournisseurs restants, ils envoyaient leurs factures par télécopieur et courriels. En utilisant notre technologie de reconnaissance d'écriture et de caractères, FSI capture les données et les envoie à BPG sous forme de facture EDI. 

 Logiciel exAct™

Pour les entreprises qui entretiennent une culture informatique, Faxinating offre le logiciel exAct™. Ce service permet aux entreprises de créer ou importer leurs informations de facturation sur leur ordinateur et de l'acheminer vers Faxinating Solutions par le biais d'une connexion internet. Lorsque nous les recevons, nous vérifions les données, les enregistrons et les convertissons dans un format EDI et les envoyons vers l'acteur concerné. C'est très facile pour les entreprises qui possèdent un ordinateur.

FAX2EDI

Les compagnies qui sont incapables d'utiliser des systèmes informatisés, Faxinating offre le service FAX2EDI / EDI2FAX. Les fournisseurs qui utilisent ce service remplissent l'information de facturation sur des formulaires préformatés et les envois ensuite à Faxinating sur un numéro sans frais.

Lorsque nous recevons ces données, nous les extractons en utilisant la technologie OCR/ICR et les vérifions manuellement afin de s'assurer qu'aucune erreur ne s'est glissée. Ensuite, elles sont transformées en EDI et envoyées au partenaire d'affaires.

EDI2FAX

Les rapports d'erreurs, les statuts relatifs aux transactions de facturation de même que les bons de commande sont envoyés au partenaire d'affaires via EDI. Lorsque reçus par Faxinating, ces documents sont formatés dans un format de rapport papier et faxés ou envoyés par courriel.

La prochaine étape


Si BPG utilise les services de FSI pour envoyer leurs bons de commande, ils seront automatiquement convertis vers une transaction 850 et envoyés vers le bon fournisseur conforme EDI. Leurs fournisseurs non compatibles recevront ces bons de commande par fax, courriel ou encore par le biais du logiciel exAct™.


 Est-ce que ce pourrait être plus facile? Une partie de golf?

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