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Metro exigeait de tous ses fournisseurs qu'il soit conforme EDI. Cependant, forcer ses fournisseurs à mettre en œuvre les normes EDI et les logiciels nécessaires s'est avéré impossible. Beaucoup de petits fournisseurs étaient incapables ou peu disposés à faire les investissements nécessaires en matériel, en logiciels, et de couvrir les frais mensuels encourus. Beaucoup de ses petits fournisseurs gèrent leurs opérations à l'ancienne, sur papier.

Avec l'aide de Solutions Faxinating, Metro a mis en place un système EDI-conforme à 100 % sans avoir à forcer leurs fournisseurs à adopter l'EDI.

Avec le service logiciel et FAX2EDI / EDI2FAX exAct® de Faxinating, les fournisseurs de Metro sont capables d'être 100 % compatibles EDI, sans avoir à adopter EDI . Au lieu de cela, ils utilisent le système Faxinating qui fonctionne le mieux pour eux, le logiciel sur support papier ou sous Windows.

La quête de la conformité

Metro reçoit des milliers de factures de leurs fournisseurs par semaine. Auparavant, le traitement de ces factures a été fait à la main - les factures envoyées par la poste en seraient saisies dans le système de comptabilité par du personnel de saisie de données.

Dans la quête de l'automatisation , Metro a déterminé qu'une solution naturelle serait de migrer la réception et le traitement de ces factures au cours de l'EDI. Au lieu d'envoyer une facture papier, un fournisseur devrait créer et envoyer la facture comme un document EDI.

Une fois reçues par le métro , les données de la facture EDI peuvent être importées dans leur système automatiquement , réduisant les coûts et éliminant les erreurs.

Cependant,  faire en sorte que tous leurs fournisseurs de migrer vers EDI n'était pas réaliste, car beaucoup de ces entreprises n'avaient pas la technologie ou le savoir-faire requis pour exécuter une opération fondée sur l'EDI.

Pour combler le fossé technologique, Faxinating a proposé deux solutions : le logiciel exAct™ ® et le service FAX2EDI / EDI2FAX.

Le logiciel exAct™

Pour les entreprises qui sont des connaissances en informatique, Faxinating offert la solution exAct®. Ce service permet aux entreprises de créer ou d'importer leurs données de facturation sur leur ordinateur et l'envoyer à Solutions Faxinating quoique d'une connexion Internet. Une fois reçues, les données sont vérifiées, connectées, converties à l'EDI et envoyées à Metro. Il est facile à utiliser, mais nécessite un personnel familiarisé avec le logiciel.

FAX2EDI

Pour les entreprises qui étaient réticentes ou incapables d' utiliser un système informatisé, Faxinating a offert le service FAX2EDI / EDI2FAX . Les fournisseurs qui utilisent ce service peuvent remplir leur facture sur des formulaires papiers préformatés. Ceux-ci sont ensuite envoyés par télécopieur au Faxinating Solutions, sans frais.

Une fois reçues, les données sur les formulaires télécopiés sont extraites en utilisant la technologie OCR / ICR et un opérateur de données vérifie manuellement les données. Une fois que les données sont capturées, elles sont vérifiées, converties en transaction 'EDI et envoyées à Metro.

EDI2FAX

Les rapports d'erreurs, les statuts relatifs aux transactions de facturation, ainsi que les bons de commande sont envoyés par Metro via EDI . Une fois reçus par Faxinating, ces documents sont soit formatés dans des rapports sur papier et envoyés par télécopieur ou par courriel à leurs destinataires, les fournisseurs .

Conclusion

La combinaison du logiciel exAct ® et FAX2EDI signifie que Metro peut maintenir une conformité EDI avec 100 % de leurs partenaires commerciaux, sans faire de vagues et sans les forcer à investir dans du matériel et des logiciels coûteux.

Ces fournisseurs ont une solution EDI facile à utiliser et ils sont  facturés à l'utilisation, qui leur permet d'être EDI compatible - tout le monde gagne.

Les coûts associés au traitement manuel des factures ont été éliminés et le nombre d'erreurs résultant de la saisie de données a été réduit considérablement. Enfin, les fournisseurs sont payés plus rapidement parce que leurs factures sont traitées plus rapidement.

Pour plus d'informations ou pour planifier une démonstration gratuite, contactez notre équipe des ventes au 1-800-282-6283, poste 231.