Étude de cas

Créé en 1980 pour avoir de meilleurs prix auprès des manufacturiers, BPG est un réseau de boutiques de golf. En regroupant plus de 125 membres au travers de l’est du Canada, BPG offre une valeur ajoutée sur les produits pour tous les golfeurs.

Boutique Progolf achète de manufacturiers d’équipement et de vêtements reliés au golf et les revend aux boutiques situées sur les terrains de golf. Selon Martin Boucher, de BPG, “Nous n’aurions pas pu nous étendre partout au pays et espérer tripler nos ventes sans l’aide de FSI.”

Leur défi

BPG avait plusieurs employés qui s’occupaient de leurs comptes payables entre mars et septembre. Ce n’était pas facile de trouver du personnel qui pouvait travailler à temps plein pendant seulement quatre mois stressants par année. Le propriétaire a contacté FSI pour obtenir de l’aide. Nos solutions ont aidé BPG à réduire leur département des comptes clients à une seule personne.

Nos solutions

Fournisseurs conformes à l’ED :

Ils envoient gratuitement à FSI leurs factures via un RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) ou une connexion AS2. Nous vérifions, enregistrons et transmettons les données à BPG dans leur format préféré. Toutes les erreurs transmises par le fournisseur sont envoyées et facturées au fournisseur.

Fournisseurs non conformes à l’EDI :

Pour les fournisseurs non conformes EDI, FSI a fourni le logiciel exAct™. Le logiciel envoie l’information de facturation à FSI qui la traduit dans le format exigé par BPG. Ces données sont ensuite transmises automatiquement à BPG et importées dans leurs systèmes de gestion des comptes clients. FSI facture alors chaque fournisseur pour les factures envoyées, sans frais supplémentaires pour BPG.

Les fournisseurs qui n’ont pas un ordinateur Windows ont la possibilité d’envoyer leurs factures par courriel ou par télécopieur. FSI utilise la technologie ROC (Reconnaissance Optique de Caractères) pour saisir les données et les transmettre à BPG. FSI traduit chaque document envoyé par courriel ou par télécopieur et facture des frais de traduction raisonnables, sans minimum mensuel requis. 

 

CDMV est un distributeur de produits vétérinaires situé à Montréal. Plusieurs fabricants de produits pharmaceutiques et de soins de santé font partie de la liste des fournisseurs de CDMV. La plupart de ces fournisseurs sont conformes à EDI et ils exigent que leurs clients commandent leurs produits en utilisant EDI. CDMV ne possède pas de système EDI; c’est alors qu’elle s’est tournée vers Solutions Faxinating pour lui servir d’intermédiaire.

La compagnie CDMV ne pouvait fournir à Solutions Faxinating que des bons de commande imprimés à partir de son système de comptabilité. Cependant, avec notre solution FS Printegrator, nous avons pu répondre à sa demande facilement et rapidement.

La Solution FS Printegrator

Au lieu d’imprimer les bons d’achat sur papier, CDMV utilise maintenant la solution d’impression de FS Printegrator. Cette solution, installée sur leur ordinateur, s’affiche dans la liste d’imprimantes de leur système de comptabilité. L’utilisateur clique sur l’icône pour lancer FS Printegrator et il peut transférer les données à Solutions Faxinating directement.

Une fois les données entrées dans notre système informatique, elles sont vérifiées et converties au format EDI avant d’être envoyées au fournisseur qui les reçoit directement dans son système EDI.

La beauté de cette forme d’externalisation EDI est que Solutions Faxinating s’occupe de tous les aspects de la relation EDI – les nouvelles installations, les changements de norme et les migrations de RVA (VAN). CDMV n’est impliquée d’aucune façon dans la gestion de l’EDI.

Pour de plus amples renseignements ou pour une démonstration gratuite, contactez notre équipe des ventes au 1 (800) 282-6283, poste 232.

Les avantages

Les avantages sont évidents. CDMV peut expédier ses bons de commande à ses fournisseurs sans devoir mettre en application ou gérer l’EDI. Le processus est efficace et très abordable.

Metro exigeait de tous ses fournisseurs qu’il soit conforme EDI. Cependant, forcer ses fournisseurs à mettre en œuvre les normes EDI et les logiciels nécessaires s’est avéré impossible. Beaucoup de petits fournisseurs étaient incapables ou peu disposés à faire les investissements nécessaires en matériel, en logiciels, et de couvrir les frais mensuels encourus. Beaucoup de ses petits fournisseurs gèrent leurs opérations à l’ancienne, sur papier.

Metro reçoit des milliers de factures de leurs fournisseurs par semaine. Auparavant, le traitement de ces factures a été fait à la main – les factures envoyées par la poste en seraient saisies dans le système de comptabilité par du personnel de saisie de données.

Dans la quête de l’automatisation, Metro a déterminé qu’une solution naturelle serait de migrer la réception et le traitement de ces factures au cours de l’EDI. Au lieu d’envoyer une facture papier, un fournisseur devrait créer et envoyer la facture comme un document EDI.

Une fois reçues par Metro, les données de la facture EDI peuvent être importées dans leur système automatiquement, réduisant les coûts et éliminant les erreurs.

Cependant, faire migrer tous les fournisseurs de Metro vers EDI n’était pas réaliste, car beaucoup de ces entreprises n’avaient pas la technologie ou le savoir-faire requis pour exécuter une opération fondée sur l’EDI.

Pour combler le fossé technologique, Solutions Faxinating a proposé deux solutions : le logiciel exAct™ et le service FAX2EDI / EDI2FAX.

Avec l’aide de Solutions Faxinating, Metro a mis en place un système EDI-conforme à 100 % sans avoir à forcer leurs fournisseurs à adopter l’EDI.

Avec le service logiciel et FAX2EDI / EDI2FAX exAct™ de Solutions Faxinating, les fournisseurs de Metro sont capables d’être 100 % compatibles EDI, sans avoir à adopter EDI. Au lieu de cela, ils utilisent le système Faxinating qui fonctionne le mieux pour eux, le logiciel sur support papier ou sous Windows.

La combinaison du logiciel exAct™ et FAX2EDI signifie que Metro peut maintenir une conformité EDI avec 100 % de leurs partenaires commerciaux, sans faire de vagues et sans les forcer à investir dans du matériel et des logiciels coûteux.

Ces fournisseurs ont une solution EDI facile à utiliser et ils sont  facturés à l’utilisation, qui leur permet d’être EDI compatible – tout le monde gagne.

Les coûts associés au traitement manuel des factures ont été éliminés et le nombre d’erreurs résultant de la saisie de données a été réduit considérablement. Enfin, les fournisseurs sont payés plus rapidement parce que leurs factures sont traitées plus rapidement.

Pour plus d’informations ou pour planifier une démonstration, contactez notre équipe de ventes au 1-800-282-6283, poste 231.

Nos solutions

Le logiciel exAct™

Pour les entreprises qui sont des connaissances en informatique, Solutions Faxinating offert la solution exAct™. Ce service permet aux entreprises de créer ou d’importer leurs données de facturation sur leur ordinateur et l’envoyer à Solutions Faxinating quoique d’une connexion Internet. Une fois reçues, les données sont vérifiées, converties à l’EDI et envoyées à Metro. Il est facile à utiliser et inclut un guide d’utilisateur.

FAX2EDI

Pour les entreprises qui étaient réticentes ou incapables d’ utiliser un système informatisé, Solutions Faxinating a offert le service FAX2EDI / EDI2FAX. Les fournisseurs qui utilisent ce service peuvent remplir leur facture sur des formulaires papiers préformatés. Ceux-ci sont ensuite envoyés par télécopieur à Solutions Faxinating, sans frais.

Une fois reçues, les données sur les formulaires télécopiés sont extraites en utilisant la technologie OCR / ICR et un opérateur de données vérifie manuellement les données. Par la suite les données sont converties en transaction EDI et envoyées à Metro.

EDI2FAX

Les rapports d’erreurs, les statuts relatifs aux transactions de facturation, ainsi que les bons de commande sont envoyés par Metro via EDI . Une fois reçus par Faxinating, ces documents sont soit formaté dans des rapports sur papier et envoyés par télécopieur ou par courriel à leurs destinataires, les fournisseurs.

Loblaws est l’une des plus grandes chaînes d’épicerie au Canada. Depuis 10 ans, Solutions Faxinating fournit à Loblaws ses services d’intégration de données et de transformation de document. Ces services permettent Loblaws de maintenir une conformité EDI de 100 % avec leurs fournisseurs.

La combinaison des services de Solutions Faxinating EDI à FAX et du logiciel exAct™ permettre à Loblaws d’envoyer des bons de commande, des avis de paiement, des ajustements débit / crédit, des rapports administratifs et autres documents EDI à leurs fournisseurs non-EDI et de recevoir des factures et des avis préalable d’expédition en format EDI à partir de ces mêmes fournisseurs.

Comment les transactions EDI sortantes fonctionnent
Les bons de commande EDI et autres transactions sortantes sont envoyés par Loblaws à Solutions Faxinating via EDI.

Une fois que Faxinating reçoit ces documents EDI, le processus automatisé détermine l’envoyeur de chaque document (le fournisseur) et leur méthode préférée de communication (télécopieur, courrier électronique ou le logiciel).

Le processus automatisé convertit le document EDI dans le format requis par le fournisseur (télécopie, courrier électronique ou fichier de données), puis il est envoyé au fournisseur par télécopier, courrier électronique ou bien par Internet.

Pour les fournisseurs utilisant exAct™, les bons de commande sont reçus directement par leur logiciel Une fois une session ouverte dans le système. Les nouvelles commandes apparaissent dans leur liste de transaction. Ils sont en mesure de visualiser et les imprimer.

Loblaws exige que toutes les données transactionnelles entrantes, telles que les factures, soient envoyées par EDI. Cela peut poser un problème pour les fournisseurs non-EDI qui n’ont pas la technologie. En utilisant le logiciel, ces fournisseurs sont en mesure d’envoyer leurs factures Loblaws par EDI.

Les fournisseurs utilisent le logiciel pour créer des factures. Une fois que la facture a été créée, le fournisseur l’envoie à Solutions Faxinating via une connexion Internet sécurisée. Solutions Faxinating reçoit les informations, les entrepose , les vérifie et les enregistre. Ensuite, elles sont converties en un document EDI qui est transféré à Loblaws.

Gestion des erreurs et statuts des transactions
L’état des transactions, les confirmations et les rapports d’erreur générés par Loblaws sont envoyés à Solutions Faxinating par EDI. Une fois reçu, le processus automatisé crée des rapports et les renvoie au fournisseur via le logiciel exAct™.

Avantages & conclusions

En utilisant exAct™ et les services de Solutions Faxinating, les fournisseurs de Loblaws sont capables d’être conforme EDI à 100 %, sans même savoir ce qu’EDI représente! Ils reçoivent et transmettent des informations transactionnelles, conformes aux exigences EDI de Loblaws, sans avoir à mettre en œuvre les normes EDI ou faire les investissements nécessaires en matériel, logiciel et personnel .

exAct™ est un moyen efficace pour assurer la conformité EDI ou AS2 parmi vos partenaires commerciaux. De plus, il peut améliorer le temps d’exécution et réduire le nombre d’erreurs de saisie de données. En bref , le logiciel peut transformer votre entreprise.

Pour plus d’informations ou pour planifier une démonstration gratuite , contactez notre équipe des ventes au 1-800-282-6283, poste 232

Des clients satisfaits…