Étude de cas

Créé en 1980 pour avoir de meilleurs prix auprès des manufacturiers, BPG est un réseau de boutiques de golf. En regroupant plus de 125 membres au travers de l’est du Canada, BPG offre une valeur ajoutée sur les produits pour tous les golfeurs.

Boutique Progolf achète de manufacturiers d’équipement et de vêtements reliés au golf et les revend aux boutiques situées sur les terrains de golf. Selon Martin Boucher, de BPG, “Nous n’aurions pas pu nous étendre partout au pays et espérer tripler nos ventes sans l’aide de FSI.”

Quel était leur défi?

Avant de venir chez FSI, ils employaient plusieurs personnes pour gérer les comptes clients. Trouver du personnel pour ces tâches devenait une source de stress pour l’administration, puisque ces tâches ne se faisaient que 4 mois par année, rendant l’embauche difficile.

Les propriétaires de Boutiques Progolf auraient aimé mieux jouer au golf plutôt que de superviser le travail de nouveaux employés et ce, à chaque année. Ils se sont donc tournés vers FSI et leur solution les aida à réduire le nombre d’employés aux comptes clients à une seule personne.

Quelle était la solution?

Pour BGP et les fournisseurs EDI :

FSI a établi une transaction 810 (facture détaillée) pour tous les fournisseurs EDI. FSI a testé chacun des fournisseurs et a chargé seulement 25 $ chacun, absorbé par les fournisseurs eux-mêmes.

Chacun des tests supplémentaires (deux sont inclus, les autres à 10 $) qui n’était pas concluant a été facturé directement aux fournisseurs.

Pour les fournisseurs non conformes EDI :

Pour les fournisseurs non conformes EDI, FSI a fourni le logiciel exAct™ et le module complémentaire au coût de 15 $. Les fournisseurs peuvent insérer eux-mêmes les factures, intégrer le logiciel à leurs progiciels de gestion (ERP) ou encore laisser FSI le faire pour eux.

exAct™ envoie l’information de facturation à FSI qui les traduits dans le format exigé par BPG. Ces données sont ensuite transmises automatiquement à BPG et importées dans leurs systèmes de gestion des comptes clients. FSI facture alors chaque fournisseur pour les factures envoyées, sans frais supplémentaires pour BPG.

Pour les factures envoyées par courriels ou télécopieur :

Pour les fournisseurs restants, ils envoyaient leurs factures par télécopieur et courriels. En utilisant notre technologie de reconnaissance d’écriture et de caractères, FSI capture les données et les envoie à BPG sous forme de facture EDI.

CDMV est un distributeur de produits vétérinaires situé à Montréal. Plusieurs fabricants de produits pharmaceutiques et de soins de santé font partie de la liste des fournisseurs de CDMV. La plupart de ces fournisseurs sont conformes à ÉDI et ils exigent que leurs clients commandent leurs produits en utilisant ÉDI. CDMV ne possède pas de système ÉDI; c’est alors qu’elle s’est tournée vers Faxinating Solutions pour lui servir d’intermédiaire.

La compagnie CDMV ne pouvait fournir à Solutions Faxinating que des bons de commande imprimés à partir de son système de comptabilité. Cependant, avec notre solution FS Printegrator, nous avons pu répondre à sa demande facilement et rapidement.

La Solution FS Printegrator

Au lieu d’imprimer les bons d’achat sur papier, CDMV utilise maintenant la solution d’impression de FS Printegrator. Cette solution, installée sur leur ordinateur, s’affiche dans la liste d’imprimantes de leur système de comptabilité. L’utilisateur clique sur l’icône pour lancer FS Printegrator et il peut transférer les données à Faxinating Solutions directement.

Une fois les données entrées dans notre système informatique, elles sont vérifiées, stockées et converties au format ÉDI avant d’être envoyées au fournisseur qui les reçoit directement dans son système ÉDI.

La beauté de cette forme d’externalisation ÉDI est que Faxinating Solutions s’occupe de tous les aspects de la relation ÉDI – les nouvelles installations, les changements de norme et les migrations de RVA (VAN). CDMV n’est impliquée d’aucune façon dans la gestion de l’ÉDI.

Pour de plus amples renseignements ou pour une démonstration gratuite, contactez notre équipe des ventes au 1 (800) 282-6283, poste 232.

Les avantages

Les avantages sont évidents. CDMV peut expédier ses bons de commande à ses fournisseurs sans devoir mettre en application ou gérer l’ÉDI. Le processus est efficace et très abordable.

Quand Allflex a contacté Solutions Faxinating, il existait un manque d’intégration entre son progiciel de comptabilité Great Plains et ses partenaires commerciaux conformes à l’EDI.

La plupart des acheteurs d’Allflex étant conformes à l’ÉDI, son système informatique doit, de ce fait, soutenir la réception des bons de commande ÉDI. Cependant, Allflex n’était pas certaine de vouloir héberger son propre système ÉDI. Elle savait que supporter l’ÉDI pourrait devenir problématique (des normes qui changent souvent, l’équipement et le logiciel dispendieux, des bogues dans le logiciel, des erreurs de programmation et les coûts de RVA (VAN); elle a donc décidé d’externaliser ses données.

Solution d’externalisation à l’EDI

La condition principale d’Allflex était d’être capable de recevoir les commandes ÉDI dans son progiciel Peachtree, sans devoir faire des investissements dans l’ÉDI. Notre solution d’externalisation à l’ÉDI répond exactement aux besoins d’Allflex.

Les acheteurs qui sont conformes à l’ÉDI créent des bons de commande et nous les envoient via ÉDI. Une fois reçues, les données sont converties et stockées dans un fichier d’importation Peachtree qui est par la suite envoyé chez Allflex. Cette dernière est maintenant capable d’importer les données dans son système de comptabilité.

De plus, chaque acheteur peut mettre en application ses propres normes ÉDI, que ce soit 3040, 4010 ou 4030. La flexibilité est la clé de ce service.

Pour de plus amples renseignements ou pour une démonstration gratuite, contactez notre équipe des ventes au 1 (800) 282-6283, poste 232

Les avantages

Les avantages pour Allflex sont évidents. Elle possède une interface conforme à l’ÉDI et qui est reliée à son système principal, sans avoir à se compromettre avec l’ÉDI. Si les normes changent, elle n’aura pas à s’inquiéter : elle continuera de recevoir ses données dans le même format. Ses données sont synchronisées, précises et complètes, tout cela à un prix très abordable.

Metro exigeait de tous ses fournisseurs qu’il soit conforme EDI. Cependant, forcer ses fournisseurs à mettre en œuvre les normes EDI et les logiciels nécessaires s’est avéré impossible. Beaucoup de petits fournisseurs étaient incapables ou peu disposés à faire les investissements nécessaires en matériel, en logiciels, et de couvrir les frais mensuels encourus. Beaucoup de ses petits fournisseurs gèrent leurs opérations à l’ancienne, sur papier.

Metro reçoit des milliers de factures de leurs fournisseurs par semaine. Auparavant, le traitement de ces factures a été fait à la main – les factures envoyées par la poste en seraient saisies dans le système de comptabilité par du personnel de saisie de données.

Dans la quête de l’automatisation , Metro a déterminé qu’une solution naturelle serait de migrer la réception et le traitement de ces factures au cours de l’EDI. Au lieu d’envoyer une facture papier, un fournisseur devrait créer et envoyer la facture comme un document EDI.

Une fois reçues par le métro , les données de la facture EDI peuvent être importées dans leur système automatiquement , réduisant les coûts et éliminant les erreurs.

Cependant, faire en sorte que tous leurs fournisseurs de migrer vers EDI n’était pas réaliste, car beaucoup de ces entreprises n’avaient pas la technologie ou le savoir-faire requis pour exécuter une opération fondée sur l’EDI.

Pour combler le fossé technologique, Faxinating a proposé deux solutions : le logiciel exAct™ ® et le service FAX2EDI / EDI2FAX.

Avec l’aide de Solutions Faxinating, Metro a mis en place un système EDI-conforme à 100 % sans avoir à forcer leurs fournisseurs à adopter l’EDI.

Avec le service logiciel et FAX2EDI / EDI2FAX exAct® de Faxinating, les fournisseurs de Metro sont capables d’être 100 % compatibles EDI, sans avoir à adopter EDI . Au lieu de cela, ils utilisent le système Faxinating qui fonctionne le mieux pour eux, le logiciel sur support papier ou sous Windows.

La combinaison du logiciel exAct ® et FAX2EDI signifie que Metro peut maintenir une conformité EDI avec 100 % de leurs partenaires commerciaux, sans faire de vagues et sans les forcer à investir dans du matériel et des logiciels coûteux.

Ces fournisseurs ont une solution EDI facile à utiliser et ils sont  facturés à l’utilisation, qui leur permet d’être EDI compatible – tout le monde gagne.

Les coûts associés au traitement manuel des factures ont été éliminés et le nombre d’erreurs résultant de la saisie de données a été réduit considérablement. Enfin, les fournisseurs sont payés plus rapidement parce que leurs factures sont traitées plus rapidement.

Pour plus d’informations ou pour planifier une démonstration, contactez notre équipe de ventes au 1-800-282-6283, poste 231.

Nos solutions

Le logiciel exAct™

Pour les entreprises qui sont des connaissances en informatique, Faxinating offert la solution exAct®. Ce service permet aux entreprises de créer ou d’importer leurs données de facturation sur leur ordinateur et l’envoyer à Solutions Faxinating quoique d’une connexion Internet. Une fois reçues, les données sont vérifiées, connectées, converties à l’EDI et envoyées à Metro. Il est facile à utiliser, mais nécessite un personnel familiarisé avec le logiciel.

FAX2EDI

Pour les entreprises qui étaient réticentes ou incapables d’ utiliser un système informatisé, Faxinating a offert le service FAX2EDI / EDI2FAX . Les fournisseurs qui utilisent ce service peuvent remplir leur facture sur des formulaires papiers préformatés. Ceux-ci sont ensuite envoyés par télécopieur au Faxinating Solutions, sans frais.

Une fois reçues, les données sur les formulaires télécopiés sont extraites en utilisant la technologie OCR / ICR et un opérateur de données vérifie manuellement les données. Une fois que les données sont capturées, elles sont vérifiées, converties en transaction ‘EDI et envoyées à Metro.

EDI2FAX

Les rapports d’erreurs, les statuts relatifs aux transactions de facturation, ainsi que les bons de commande sont envoyés par Metro via EDI . Une fois reçus par Faxinating, ces documents sont soit formatés dans des rapports sur papier et envoyés par télécopieur ou par courriel à leurs destinataires, les fournisseurs .

Loblaws est l’une des plus grandes chaînes d’épicerie au Canada. Depuis 10 ans, Solutions Faxinating fournit à Loblaws ses services d’intégration de données et de transformation de document. Ces services permettent Loblaws de maintenir une conformité EDI de 100 % avec leurs fournisseurs, dont beaucoup n’ont même pas un ordinateur.

La combinaison des services de Faxinating EDI à FAX et du logiciel exAct ® permettre à Loblaws d’envoyer des bons de commande EDI, des prévisions de ventes et des rapports d’erreurs à leurs fournisseurs non-EDI et de recevoir des factures au format EDI à partir de ces mêmes fournisseurs.

Comment les transactions EDI sortantes fonctionnent
Les bons de commande EDI et autres transactions sortantes sont envoyés par Loblaws à Solutions Faxinating via EDI.

Une fois que Faxinating reçoit ces documents EDI, le processus automatisé détermine l’envoyeur de chaque document (le fournisseur) et leur méthode préférée de communication (télécopieur ou le logiciel exAct®).

Le processus automatisé convertit le document EDI dans le format requis par le fournisseur (télécopie ou fichier de données exAct®), puis il est envoyé au fournisseur par fax, ou bien par Internet.

Pour les fournisseurs utilisant exAct®, les commandes d’achat sont reçues directement par leur logiciel exAct® une fois une session ouverte dans le système. Les nouvelles commandes apparaissent dans leur liste de transaction. Ils sont en mesure de visualiser et les imprimer.

Loblaws exige que toutes les données transactionnelles entrantes, telles que les factures, soient envoyées par EDI. Cela peut poser un problème pour les fournisseurs non-EDI qui n’ont pas la technologie. En utilisant le logiciel exAct ® , ces fournisseurs sont en mesure d’envoyer leurs factures Loblaws par EDI .

Les fournisseurs utilisent le logiciel exAct® pour créer des factures. Une fois que la facture a été créée , le fournisseur l’envoie à Faxinating via une connexion Internet sécurisée. Faxinating reçoit les informations, les entrepose , les vérifie et les enregistre. Ensuite, elles sont converties en un document EDI qui est transféré à Loblaws.

Gestion des erreurs et statuts des transactions
L’état des transactions, les confirmations et les rapports d’erreur générés par Loblaws sont envoyés à Faxinating par EDI. Une fois reçu , le processus automatisé crée des rapports et les renvoie au fournisseur via le logiciel exAct®.

Avantages & conclusions

En utilisant exAct ® et les services de Faxinating, les fournisseurs de Loblaws sont capables d’être conforme EDI à 100 %, sans même savoir ce qu’EDI représente! Ils reçoivent et transmettent des informations transactionnelles, conformes aux exigences EDI de Loblaws, sans avoir à mettre en œuvre les normes EDI ou faire les investissements nécessaires en matériel, logiciel et personnel .

exAct® est un moyen efficace pour assurer la conformité EDI ou AS2 parmi vos partenaires commerciaux. De plus, il peut améliorer le temps d’exécution et réduire le nombre d’erreurs de saisie de données. En bref , exAct® peut transformer votre entreprise .

Pour plus d’informations ou pour planifier une démonstration gratuite , contactez notre équipe des ventes au 1-800-282-6283, poste 232

Des clients satisfaits…