Logiciel exAct

Lorsque vous ouvrez le logiciel, vous êtes sur ce que nous appelons la page/fenêtre principale du logiciel ou la page/fenêtre principale d'exAct. C'est dans cette fenêtre que vous voyez toutes les transactions (factures, bons de commande, etc...), la date d'envoi ou de réception, l'état (nouveau, envoyé, etc...), les numéros de référence, et plus. Visualisez l'image. Il n'y aura aucune transaction jusqu'à ce que vous receviez une commande ou que vous créiez une facture. Ce qui suit est une description de la fenêtre principale d'exAct. Noms des champs et explication ~ Visualisez l'image Date Indique la date à laquelle la transaction a été reçue ou envoyée. Heure Indique l'heure à laquelle la transaction a été reçue ou envoyée. État Indique l'état de la transaction. Ce qui suit est une liste d'états et leur définition. Nouveau : une nouvelle transaction qui n'a pas encore été envoyée. Sélectionnez-la et cliquez sur Envoyer et mettre à jour pour envoyer la facture. Envoyé : une transaction qui a été envoyée. Accepté : la transaction a été acceptée par votre client. Pas toujours applicable. Voir la note importante ci-dessous. Rejeté : la transaction a été rejetée par votre client. Votre client ou Faxinating vous contactera si cela se produit. Erreur : quelque chose a échoué avec le transfert de la transaction. Veuillez contacter Faxinating. Reçu : vous avez une commande ou un rapport en attente. Pour le visualiser, double-cliquez dessus. IMPORTANT : certains modules ne supportent pas l'état « Accepté ». Cela ne veut pas dire que votre client a refusé la transaction ou que vous ne serez pas payé. Tant que l'état indique « Envoyé » et que vous n'avez pas reçu de rapport d'erreur de notre part, la transaction a été envoyée avec succès à votre client. Cependant, si vous avez attendu un paiement pour plus que 30 jours, contactez-nous afin que nous puissions nous assurer que tout est en ordre avant de vous référer au département AP du client. Si vous avez reçu une confirmation de notre part, cela signifie que nous avons envoyé avec succès votre transaction à votre client. NumRéf Un numéro de référence est automatiquement attribué lorsqu'une transaction a été envoyée ou reçue. Il se peut que nous vous demandions ce numéro lorsque vous nous appelez. Rapport Les clients qui sont configurés pour recevoir leurs rapports dans exAct plutôt que par courriel ou par télécopieur auront un numéro de référence de rapport inscrit dans ce champ. Double-cliquez dessus pour l'afficher ou sélectionnez-le et cliquez sur « Visionner le rapport ». Si vous souhaitez recevoir les rapports via exAct, contactez-nous. Type de transaction Indique le nom du client ainsi que s'il s'agit d'une facture (810), d'un bon de commande (850), d'un ASN (856), etc. Champ clé 1 Indique le numéro de transaction ou l'ID d'expédition. Champ clé 2 Peut indiquer un numéro de DUNS ou un numéro de référence. Champ clé 3 Peut indiquer un numéro de référence. Boutons sur le côté droit ~ Visualisez l'image Actualiser Rafraîchit l'écran. Visionner Rapport Les clients qui sont configurés pour recevoir leurs rapports dans exAct plutôt que par courriel ou par télécopieur auront un numéro de référence de rapport inscrit dans le champ « Rapport ». Sélectionnez-le et cliquez sur ce bouton pour le visualiser. Si vous souhaitez recevoir les rapports en format exAct, contactez-nous. Nouveau Crée une nouvelle transaction. Éditer Sélectionnez une transaction à modifier et cliquez sur ce bouton pour ouvrir la transaction. Cependant, si la transaction a déjà été envoyée, cliquez d'abord sur le bouton de « Restaurer » ou vous ne pourrez pas modifier la transaction. Supprimer Sélectionnez une transaction à supprimer et cliquez sur ce bouton. Une fois supprimées, les données sont supprimées pour toujours. Importer Utilisez ce bouton pour importer des transactions à partir d'un système comptable ou PGI. Envoyer et mettre à jour Cliquez sur ce bouton pour envoyer les transactions. Si vous avez des bons de commande ou des rapports en attente, ils apparaîtront après que vous ayez cliqué sur envoyer. Update Cliquez sur ce bouton pour recevoir des bons de commande ou des rapports. Restaurer Cliquez sur ce bouton pour restaurer une transaction qui a un état autre que « Nouveau ». Pour éditer ou renvoyer une transaction, l'état doit indiquer nouveaut nouveau. Archiver Cliquez sur ce bouton pour archiver les anciennes transactions. Propriétés Cette fonction est actuellement indisponible. Exporter Cette fonction est actuellement indisponible. Menu du haut ~ Visualisez l'image Fichier Les options listées sont les suivantes : Nouveau : fonction de la même manière que le bouton nouveau. Éditer : fonction de la même manière que le bouton éditer. Supprimer : fonction de la même manière que le bouton supprimer. Imprimer : cliquez pour imprimer un résumé d'une transaction ou un bon de commande. Archiver : fonction de la même manière que le bouton archiver. Restaurer : fonction de la même manière que le bouton restaurer. Importer :fonction de la même manière que le bouton importer. Exporter : Cette fonction est actuellement indisponible. Préférences : permet de configurer le choix de la langue, le nom d'utilisateur, le mot de passe et le SOAP URL. Enlever module : ceci ne doit être fait que sous la direction du service de soutien technique de Faxinating. Ajouter module : ceci ne doit être fait que sous la direction du service de soutien technique de Faxinating. Quitter : exAct fermera. Afficher Les options listées sont les suivantes : Barre d'état : par défaut, la barre est cochée. Cliquez dessus pour la décocher. Elle ne sert pas à grand-chose, qu'elle soit cochée ou non. Si elle est cochée et que vous passez la souris sur une icône, le nom de l'icône apparaîtra dans l'état au bas de la fenêtre. Barre d'outils : par défaut, la barre est cochée. Si vous la décochez les icônes ne seront plus visibles. Cacher boutons de droite : par défaut, ceci est coché. Si vous le décochez les boutons à droite ne seront plus visibles. Rafraîchir : fonctionne de la même manière que le bouton actualiser. Formulaires courants : cochés par défaut. Il se décochera automatiquement si vous sélectionnez « Formulaires mis aux archives ». Sélectionnez-le à nouveau une fois que vous avez terminé de visualiser les transactions archivées. Formulaires mis aux archives : Sélectionnez-le pour visualiser les transactions archivées. Communications fonctionne de la même manière que le bouton envoyer et mettre à jour. Aide Les options listées sont les suivantes : Contenu : pour afficher le fichier d'aide que vous consultez actuellement. Si vous avez accédé au fichier d'aide via un lien Internet, enregistrez-le dans vos Favoris. Le lien « Contenu » ne fonctionne pas pour toutes les versions de Windows, en particulier les plus récentes (Vista et versions ultérieures). Au sujet d'exAct: info sur la version du logiciel actuellement installé. Icônes ~ Visualisez l'image Les informations ci-dessous sont listées dans l'ordre dans lequel les icônes apparaissent à l'écran (de gauche à droite) : Fonction de la même manière que le bouton nouveau. Fonction de la même manière que le bouton éditer. Cliquez sur cette icône pour imprimer le résumé d'une transaction ou pour imprimer une commande. Fonction de la même manière que le bouton supprimer. Fonction de la même manière que le bouton importer. Fonctionne de la même manière que le bouton archiver. Cliquez sur cette icône pour accéder aux paramètres et préférences. En cliquant sur cette icône, vous obtiendrez les mêmes choix que ceux énumérés ci-dessus dans le menu du haut. Fonction de la même manière que le bouton envoyer et mettre à jour. Fonction de la même manière que le bouton mettre à jour. Fonction de la même manière que le bouton visionner le rapport. Cliquez sur la flèche pour afficher la liste de toutes les transactions actives par projet. Une autre vue. Sélectionnez les transactions pour les visualiser dans la liste. Par exemple, si je sélectionne Colabor 810, chaque Colabor 810 apparaîtra dans exAct comme cet exemple. N'oubliez pas de revenir à "All" une fois que vous avez terminé ou vous ne verrez pas le reste des transactions.