Costo envoie un rapport d'exception (EDI 824) lorsque leur comptes à payer rejette une facture. Ces rapports d'erreurs vous sont facturés. Pour éviter les rejets de factures, assurez-vous que vos factures répondent aux critères de Costco et qu'elles respectent leur règles d'affaires. Vous trouverez ci-dessous la liste des raisons pour lesquelles Costco rejetterait une facture :
- numéro de fournisseur Costco invalide ;
- le numéro de commande contient une valeur non numérique ;
- numéro d'entrepôt non valable ;
- numéro de facture déjà dans le dossier ou numéro de facture ou commande en double ;
- fournisseur canadien invalide payé en fonds américains ;
- fournisseur américain invalide payé en fonds CDN ;
- numéro de commande invalide pour ce fournisseur ;
- le montant total de la facture est inférieur à zéro ;
- la date de la facture est requise ;
- date de facturation non valide ;
- date de facturation doit être inférieure ou égale à la date du jour ;
- date d'échéance invalide ;
- date d'échéance doit être supérieure ou égale à la date de la facture ;
- le montant de la facture est requis ;
- le pourcentage d'escompte est requis si le montant de l'escompte est entré ;
- le montant de l'escompte doit être inférieur d'au moins 1 $ au montant de la facture ;
- le pourcentage de l'escompte doit être positif ;
- le pourcentage de l'escompte ne peut être supérieur à 99 % ;
- le montant du fret doit être inférieur au montant de la facture ;
- la franchise de fret doit être inférieure au montant de la facture ;
- le même article/CUP ne peut pas être entré sur plusieurs lignes ;
- la TPS est supérieure à 5 pour cent (fournisseurs canadiens) ;
- la TVQ est supérieure à 9,975 pour cent (fournisseurs québécois) ;
- la TVH n'est pas égale ou supérieure à 13-15 % (fournisseurs canadiens) ;
- le total de la facture n'est pas égal au total détaillé ;
- la commande a été annulé.
Directives de recherche pour rejets 824
Ces outils sont fournis afin que vous puissiez faire le suivi de vos factures et prendre les mesures nécessaires. Suivez les étapes ci-dessous pour faire des recherches sur les services non rémunérés factures.
- Attendez au moins 24 heures et vérifiez s'il y a un avis de rejet (rapport d'exception 824).
- Si vous obtenez un rapport d'exception, apportez les corrections nécessaires selon la description de l'erreur et soumettez à nouveau la facture.
- Si vous obtenez la description d'erreur « Numéro de commande invalide pour ce fournisseur », dans la plupart des cas, la commande a déjà été payée. Recherchez la commande sur l'Extranet par numéro de commande pour le statut des paiements.
- Si vous obtenez la description d'erreur « Numéro d'entrepôt invalide », qui fait partie du numéro de commande, vérifiez le numéro de commande soumis sur la facture et assurez-vous qu'il a été saisi correctement et est valide.
- Consultez l'Extranet sous la rubrique PAIEMENTS. Vérifiez par numéro de commande et par numéro de facture pour voir si la facture a déjà été payée.
- Si vous ne trouvez pas le numéro de commande ou de facture sous PAIEMENTS, vérifiez sous MARCHANDISES REÇUES pour le numéro de commande ouvert. Remarque : les bons de commande non livrés ne seront pas affichés sur l'Extranet avant leur réception par Costco.
- Si vous trouvez le numéro de commande, regardez sous la colonne FACTURE REÇUE pour voir si la facture a été reçue et est en cours de traitement pour paiement, Y (oui) ou N (non).
- Après avoir soumis une facture EDI, prévoyez 2 à 3 jours avant de vérifier le statut du paiement sur l'Extranet, si vous n'avez pas reçu d'avis de rejet.
- Si la commande ou la facture n'apparaît pas sur l'écran MARCHANDISES REÇUES ou sous PAIEMENTS, vous devrez soumettre une réclamation avec une preuve de livraison signée, si la commande a été livrée et quelqu'un a signé pour la réception de la commande.
- Si vous avez suivi ces étapes et que la facture n'a toujours pas été payée, communiquez avec votre coordonnateur EDI de Costco et il enquêtera la raison pour laquelle la facture n'a pas été payée.
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