Convertir une commande directement en facture
Les fournisseurs qui reçoivent des commandes par EDI peuvent les convertir en factures. Toutes les données de la commande seront transférées sur la facture.

Vous serez avisé par courriel lorsqu'il y a des commandes en attente d'être récupérées dans le logiciel. Les étapes ci-dessous expliquent comment convertir la commande en facture.
  1. Ouvrez le logiciel et cliquez sur le bouton « Mettre à jour » pour recevoir les commandes. Le numéro de commande apparaîtra dans la colonne « Champ Clé ». Dans la colonne « État » vous verrez le mot « Reçu ».

  2. Pour ouvrir la commande, double-cliquez dessus. La commande s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

  3. Pour imprimer la commande, cliquez sur « Fichier → Imprimer ».

  4. Pour convertir le bon de commande en facture, à partir du haut de la fenêtre, cliquez sur « Convertir une transaction → Créer une facture ». Une boîte de dialogue vous demandera si vous êtes sûr de vouloir créer une facture avec ces données. Cliquez sur « Oui ».

  5. Saisissez les données manquantes sur la facture ou apportez des modifications. À tout moment, accéder à la liste des champs et exigences ici.

    5a. Niveau de détail : ajoutez des taxes, allocations et charges, de l'information sur le poids variable et-ou apportez des modifications. Si vous n'avez pas de produits à modifier, allez à 5b.

    • Sélectionnez un produit du côté droit sous l'en-tête « Items facturés ». Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

    • Quantité : Sobeys commande en caisses ou en unités. Pour la facturation à par poids variable, modifiez la quantité pour représenter le nombre de kilos que vous facturez.

    • UM : pour la facturation à par poids variable, changez l'UM en kilogramme.

    • Prix de détail : optionnel.

    • Information sur paquet : le nombre de paquets est obligatoire et les deux autres champs sont conditionnels (ils fonctionnent ensemble). * Pour la facturation à par poids variable, entrez le nombre de caisses expédiées.

    • Taxes, allocations et charges : ajouter une taxe, une allocation et/ou une charge à ce produit. Remarque : les taxes peuvent être saisies sur chaque produit OU au niveau de l'en-tête/du sommaire.

      • Cliquez sur le bouton « Ajouter » situé en bas à droite.
      • Choisissez un « Indicateur » dans la liste déroulante.
      • Choisissez un « Type » dans la liste déroulante. Remarque : il y a quatre (4) types de taxes de TPS/TVH/TVQ - 2 pour les débits et 2 pour les crédits. Faites attention à ce que vous choisissez.
      • Entrer le « Montant ». N'inscrivez pas le signe moins devant une allocation ou un crédit de taxe.
      • La description est optionnelle.
      • Cliquez sur « Enregistrer ».
      • Pour en ajouter un autre, répétez l'opération.

    • Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications apportées à ce produit.

    • Pour modifier un autre produit, répétez ces étapes.

    5b. Niveau sommaire : entrer les données manquantes.

    • Numéro de facture et date de la facture

    • Date d'expédition

    • Termes de vente, si applicable et qui n'existent pas déjà via le bon de commande ou un modèle.

    • Confirmation requise : si ce n'est pas déjà fait via un modèle. Cochez ou laissez non coché. Des frais s'appliquent pour les confirmations.

    • Taxes, allocations et charges : pour ajouter une taxe, une allocation et/ou une charge à la facture. Si vous avez déjà ajouté les taxes aux produitsne les saisissez pas à nouveau ici.

      • Cliquez sur le bouton « Allocation/Charge » situé à droite.
      • Cliquez sur « Ajouter ».
      • Choisissez un « Indicateur »
      • Choisissez un « Type » dans la liste déroulante. Remarque : il y a quatre (4) types de taxes de TPS/TVH/TVQ - 2 pour les débits et 2 pour les crédits. Faites attention à ce que vous choisissez.
      • Entrer le « Montant ». N'inscrivez pas le signe moins devant une allocation ou un crédit de taxe.
      • La description est optionnelle.
      • Cliquez sur « Enregistrer ».
      • Pour en ajouter un autre, répétez l'opération.
      • Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.

  6. Cliquez sur le bouton « Calculer les totaux ». Le module calcule la quantité x le prix + les taxes + les charges - les allocations.

  7. Sauvegarde : il y a deux options :

    1. Brouillon : ceci est utilisé si vous n'avez pas le temps de terminer la facture, mais que vous ne voulez pas perdre les données que vous avez déjà saisies. Il sauvegarde la facture sans valider les données. Les factures enregistrées comme brouillons ne peuvent pas être envoyées à Faxinating.

    2. Enregistrer : cliquez sur ce bouton si vous êtes prêt à envoyer la facture. Si vous avez omis des champs obligatoires ou si vous avez fait des erreurs, le programme vous en informera. Corriger les erreurs avant que vous ne puissiez soumettre la facture. Si un fournisseur annule les avertissements et envoie une facture contenant des erreurs, il est possible que Faxinating ou Sobeys la refuse. Il y a des frais pour les rapports d'erreurs envoyés aux fournisseurs par Faxinating. Les fournisseurs qui doivent renvoyer une facture corrigée seront également facturés pour la deuxième facture. Veuillez ne pas ignorer les avertissements.

  8. Envoyez la facture. Cliquez ici si vous avez besoin d'aide.