Créer une facture ou une note de crédit
Vos factures doivent être conformes aux règles d'affaires de Rona.

Avant de créer une facture, configurez un catalogue de produits, un carnet d'adresses contenant les adresses de livraison et de facturation et des modèles. Cela vous fera gagner du temps et vous évitera de commettre des erreurs coûteuses.
CRÉDITS : pour créer une note de crédit, les étapes sont les mêmes que ci-dessous, sauf quelques différences mineures. Remarque : vous ne pouvez pas mélanger les débits et les crédits dans le même document EDI.
  • pour créditer un produit : mettez un signe négatif devant la quantité (niveau de l'item) ;
  • pour créditer les taxes : les taxes doivent rester positives au niveau détail, mais elles doivent être négatives au niveau sommaire ;
  • le montant total brut et montant total net doit être négatif.
  1. Pour créer une nouvelle facture à partir d'un modèle, cliquez sur « Nouveau → Sobeys Québec facture détaillée LD → OK » .

  2. Commencez par ajouter des produits à la facture. Sélectionnez un produit dans le volet de gauche du catalogue et cliquez sur « Ajouter → » .

  3. Saisissez les données suivantes ou apportez des modifications.

    • Quantité

    • UM : si ce n'est pas déjà entré.

    • Taxes : si le produit contient des taxes, indiquez-les dans les champs correspondants. Ne pas mélanger la TPS/TVP avec la TVH.

    • Information d'évaluation : entrez si applicable.

    • Allocations et charges : pour ajouter une allocation et/ou une charge à ce produit.

      • Cliquez sur le bouton Ajouter situé en bas à droite.
      • Choisissez un indicateur.
      • Choisissez un type.
      • Entrez le montant.
      • Cliquez sur Enregistrer.
      • Répétez si vous devez en ajouter un autre.
      • Cliquez sur Enregistrer. Pour modifier un autre produit, répétez ces étapes.

  4. Indiquer les données manquantes sur la facture.


    • Numéro et date de la facture

    • Date d'expédition

    • Numéro d'autorisation : entrez si Rona le demande.

    • Date début et fin de promotion : optionnel. Entrez si applicable.

    • Poids total et UM poids : conditionnel. Doit être saisi pour les produits de poids.

    • Livrer à : sélectionnez dans le carnet d'adresses.

    • Destination finale : optionnelle. Entrez si applicable.

    • Allocations et charges : pour ajouter une allocation et/ou une charge à la facture.

      • Cliquez sur le bouton Ajouter situé en bas à droite.
      • Choisissez un indicateur.
      • Choisissez un type.
      • Entrez le montant.
      • Cliquez sur Enregistrer.
      • Répétez si vous devez en ajouter un autre.

  5. Cliquez sur le bouton « Calculer les totaux ». Le module calcule la quantité x le prix + les taxes + les charges - les allocations.

  6. Sauvegarde : il y a deux options :

    1. Brouillon : ceci est utilisé si vous n'avez pas le temps de terminer la facture, mais que vous ne voulez pas perdre les données que vous avez déjà saisies. Il sauvegarde la facture sans valider les données. Les factures enregistrées comme brouillons ne peuvent pas être envoyées à Faxinating.

    2. Enregistrer : cliquez sur ce bouton si vous êtes prêt à envoyer la facture. Si vous avez omis des champs obligatoires ou si vous avez fait des erreurs, le programme vous en informera. Corriger les erreurs avant que vous ne puissiez soumettre la facture. Si un fournisseur annule les avertissements et envoie une facture contenant des erreurs, il est possible que Faxinating ou Sobeys la refuse. Il y a des frais pour les rapports d'erreurs envoyés aux fournisseurs par Faxinating. Les fournisseurs qui doivent renvoyer une facture corrigée seront également facturés pour la deuxième facture. Veuillez ne pas ignorer les avertissements.

  7. Envoyez la facture. Cliquez ici si vous avez besoin d'aide.