Service de conversion de documents
Automatisation structurée à partir de documents conventionnels
FSI fournit une transformation précise des courriels, PDF, feuilles de calcul et documents télécopiés en transactions électroniques structurées pour éliminer le traitement manuel.
Qu’est-ce que le service de conversion de documents ?
Ce service convertissent des documents non EDI en données numériques structures, en utilisant les dernières avancées en matière d’IA et d’apprentissage automatique.
Lorsque vos partenaires commerciaux envoient des commandes, documents de transport, statuts ou factures par courriel ou par télécopieur, FSI les interprète en utilisant les règles de validation appliquées.
Les fichiers PDF, JPG ou même le contenu d’un courriel est transformé en données EDI standardisées ou dans d’autres formats requis et livré directement à votre logiciel de gestion ou via RVA, SFTP, AS2 ou API Web.
Un portail d’audit permet à votre personnel d’accéder aux documents originaux et à l’historique des transactions.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles le service de conversion de documents ?
Les entreprises comptent sur la conversion des documents lorsque la saisie manuelle des données devient coûteuse et insoutenable.
Les points suivants rendent cette approche difficile à maintenir.
- Les employés ressaisissent les bons de commande et les factures
- Les retards de traitement ont un impact sur l’exécution et la facturation
- Les erreurs manuelles créent un risque de conformité
- Les formats de document varient selon le partenaire commercial
- Les flux de travail papier perturbent l’automatisation de l’EDI
- Maintenir les connaissances du personnel interne à jour sur l’IA et les autres modèles de conversion
Le service de conversion de documents peuvent fonctionner indépendamment ou en complément des services gérés EDI et RVA.
Calculateur d’économies
Le service de conversion de documents peut fonctionner comme une solution autonome ou s’intégrer harmonieusement aux services gérés EDI et RVA pour prendre en charge le flux de données de bout en bout. Le traitement manuel d’une seule facture peut coûter jusqu’à 30 $.
Le service de conversion de documents peut vous aider à réduire vos coûts.
À quoi ressemble la mise en oeuvre avec FSI
FSI fournit le service de conversion de documents reposant sur capture de données et des flux de travail avec des options de validation et de routage configurables.
Les taux de précision de l’automatisation peuvent atteindre 99,95%.
Définir les types de documents et les éléments de données requis
Extraire et faire le mappage des champs de données structurées
Appliquer les règles commerciales et la validation de la base de données
Traduire vers les ensembles de transactions EDI requis ou en tout format de données
Acheminer via une connectivité RVA, WebAPI, SFTP ou AS2
Offrir un suivi des audits et la gestion des exceptions
Foire Aux Questions (FAQ)
Qu’est-ce que la conversion de documents EDI?
La conversion de documents EDI transforme les PDF, courriels et autres fichiers non EDI en transactions électroniques structurées.
Quels types de fichiers peuvent être convertis en EDI?
Les formats courants comprennent les PDF, courriels, feuilles de calcul, images numérisées et télécopies.
Qui doit utiliser la conversion de documents EDI?
La conversion de documents EDI est idéale pour les entreprises qui reçoivent des commandes, des factures ou des offres de chargement par courriel, PDF ou fax et qui souhaitent automatiser ces transactions sans exiger des partenaires qu’ils adoptent l’EDI complet.
Quelle est la différence entre la conversion de documents et l'intégration EDI?
La conversion de documents traduit les documents entrants en formats structurés sans nécessiter de configuration EDI complète de la part des partenaires. L’intégration EDI traditionnelle nécessite des connexions directes de système à système et l’intégration des partenaires.
En quoi les services de conversion de documents sont-ils différents de l'EDI Web?
La conversion de documents utilise l’IA, l’apprentissage automatique et la reconnaissance optique pour automatiser le traitement des documents entrants afin de produire des messages de données normalisés, tandis que l’EDI Web fournit un portail où les partenaires entrent ou soumettent manuellement des transactions via un navigateur.
La conversion de documents est-elle la même chose que la capture de données?
Non. La capture de données extrait des informations, tandis que la conversion de documents effectue le mappage et transforme ces données en formats structurés prêts pour l’automatisation.
La conversion de documents peut-elle aider à automatiser les partenaires qui n'utilisent pas l'EDI?
Oui. La conversion de documents permet aux entreprises d’automatiser les transactions des fournisseurs ou des transporteurs qui ne sont pas compatibles EDI, réduisant ainsi l’entrée manuelle sans forcer les partenaires à changer leur façon de travailler.
Qu'est-ce que mes partenaires commerciaux doivent faire différemment si j'utilise les Services de Conversion de Documents de FSI?
Il n’y a presque aucun changement dans leurs processus, mis à part la possibilité de leur fournir un nouveau numéro de fax ou une nouvelle adresse courriel pour envoyer ces documents. Si vous utilisez actuellement un groupe de courriel pour ces types de communications, vous pouvez ajouter ce nouveau courriel à ce groupe, et votre partenaire commercial n’aura aucune démarche à effectuer.
Comment l'utilisation de la conversion de documents affecte-t-elle le service à mes partenaires commerciaux?
Ils devraient voir des améliorations. Les confirmations peuvent être envoyées plus tôt, l’expédition des marchandises peut être traitée plus efficacement et le nombre d’erreurs ou de questions liées à la saisie manuelle des commandes est réduit.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre la conversion de documents?
Les délais de mise en œuvre varient, mais de nombreux services de conversion de documents peuvent être déployés plus rapidement que les intégrations EDI complètes, car les partenaires commerciaux n’ont pas besoin de nouveaux systèmes ou d’intégration.
Comment l'automatisation des documents réduit-elle les coûts de traitement?
L’extraction automatisée des données élimine l’entrée manuelle, réduit les erreurs et accélère le traitement des transactions. Les économies réalisées peuvent être mesurées par rapport au temps de travail économisé lors de l’entrée manuelle ainsi qu’aux coûts cachés liés à la recherche et à la correction des erreurs causées par la saisie manuelle.
La conversion de documents peut-elle s'intégrer aux services EDI existants?
Oui. Les transactions converties peuvent être acheminées via des environnements RVA, SFTP ou AS2 existants.
Par où commencer
Les exigences relatives à la réception des documents varient en fonction du volume, du format et de la complexité du flux de travail.