Rapport d'erreurs / Message administratif
  • Loblaws envoie des messages administratifs lorsqu'une facture a passé avec succès la validation EDI, mais a été rejetée par les finances. Il s'agit d'un rejet du côté affaires/finances et NON d'un rejet EDI, par conséquent, il incombe au fournisseur d'interpréter les erreurs et de réagir à de tels rejets. Tout ce qui concerne les affaires ne seront pas traités. À l'aide de l'information disponible sur le site Web de SPS et de l'information de Loblaws, nous avons dressé une liste des erreurs possibles et de la façon de les corriger.

  • Le département EDI de Loblaws ne peut pas vous aider à corriger ces erreurs, car ce ne sont pas des erreurs EDI. Cela signifie que leur système EDI a accepté la facture, mais que leur service des affaires/finances l'a rejetée.

  • Les fournisseurs doivent examiner et, le cas échéant, corriger et retransmettre les documents pour lesquels ces rejets ont été émis. Le fournisseur doit attendre jusqu'à ce qu'un délai de 24 heures se soit écoulée avant la retransmission du document corrigé.

  • Il n'est impératif que seules les charges où les allocations énumérées dans le logiciel soient soumis au niveau de l'article. Les charges ou les allocations transmises qui ne figurent pas sur la liste ne seront pas reconnus par Loblaws et peuvent entraîner le rejet de la facture. Le système de vérification fiscale de Loblaw a été programmée de manière à ce que l'un ou l'autre des codes d'autorisation réduise le montant pré-imposable d'un article et l'un ou l'autre des codes de charges augmente le montant pré-imposable d'un article.

  • Les factures doivent balancer ; toutefois, les factures ne seront pas rejetées si elles tombent dans une tolérance de 1 % ou si la différence est inférieure à 1 $.

  • Afin de corriger et de retransmettre les factures, elles ne peuvent pas être en état « Envoyé ». Restaurez la facture en cliquant sur « Restaurer » pour que l'état passe à « Nouveau ». Corrigez la facture, enregistrez les modifications et renvoyez-la. Vous trouverez des informations spécifiques ici.

Message d'erreur Description de l'erreur Action requise
Comment résoudre l'erreur
BON DE COMMANDE NON VALIDE
  1. Un numéro de commande non valide a été transmis.
  2. Le numéro de commande n'existe pas dans le système de Loblaws ou la commande a été annulé.
  1. Pour une facture LD, le fournisseur doit s'assurer que la commande est de 10 chiffres maximum et qu'il a saisi le bon numéro de commande et le bon numéro de point de vente d'expédition, puis la retransmettre ; sinon, le système suppose qu'il s'agit d'une facture entrepôt.
  2. Ne retransmettre que dans les 7 jours suivant la livraison.
CA EST DÉJÀ FACTURÉE AVEC LA RÉFÉRENCE...
  1. Cette erreur est déclenchée lorsqu'une commande est créée au point de vente au moment de la livraison et que le paiement est systématiquement généré en fonction de la quantité/article reçu. Le paiement est déjà effectué pour ce numéro de commande. Loblaw n'acceptera qu'une seule facture pour chaque commande.

  2. La livraison a eu lieu il y a plus de 7 jours. Loblaw a traité un paiement non EDI en fonction de l'entrée de marchandises créée par le point de vente.
  1. S'il s'agit d'une transmission en double, aucune autre mesure n'est requise.

  2. Si la date actuelle se situe au-delà de 7 jours après la livraison, aucune autre mesure n'est requise.

  3. S'il s'agit d'une correction à la facture originale transmise, veuillez contacter vendor.inquiry@loblaw.ca.
CLIENT NON TROUVÉ
  • Le numéro de magasin saisi sur la facture est invalide.
  1. S'il n'a pas été saisi correctement, corrigez-le et renvoyez la facture.
  2. Si Loblaws a modifié le numéro, communiquez avec Faxinating pour vous assurer que nous avons le numéro dans notre base de données avant que vous ne le renvoyiez de nouveau, sinon votre facture sera rejetée.
  3. Les numéros de magasin doivent comporter 5 caractères numériques. Si un numéro est 899, entrez 00899.
CODE DE TAXE 501 INVALIDE
  1. Retour de marchandises / crossdock avec un code de taxe incorrect.
  2. La TVP ne devrait pas être facturée (autre que la TVQ pour le Québec).
CODE DE TAXE EN DOUBLE POUR LA LIGNE
  • La facture a été transmise avec plus d'une occurrence de TPS/TVH pour le même article.
  • Vérifiez chaque ligne et la charge ou allocation d'impôt correspondant, qui se trouve dans la section allocation/charge. Chaque segment d'allocation/charge ne doit contenir qu'un seul des codes de taxes par ligne et au niveau sommaire. Les factures LD ne peuvent être retransmises que dans les 7 jours suivant la livraison.
COPIE DE FACTURE
  1. Un duplicata s'est produit et la facture initiale a été traitée.
  2. La livraison a eu lieu il y a plus de 7 jours. Loblaw a traité un paiement non EDI en fonction de l'entrée de marchandises créée par le point de vente.
  1. S'il s'agit d'un duplicata, aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
  2. Si un numéro de facture incorrecte a été utilisé, corriger le document et le retransmettre.
  3. Conformément à la politique de Loblaws, le même numéro de facture ne peut être réutilisé pendant l'année en cours ou au cours de l'année civile précédente.
CUSTOMER IS BLOCKED
  • Désole mais Loblaws n'ont pas traduit cette erreur dans leur fichier EDI. Cette erreur veut dire que Le client n'est plus affilié à Loblaw ou a été bloqué.
DATE DE LA FACTURE INVALIDE
  1. Une facture a été transmise qui contient une date de livraison 30 jours avant la date de transmission.
  2. Une facture a été transmise qui est datée de plus de 48 heures.
  1. Si la date de livraison de la facture remonte à plus de 30 jours, le fournisseur doit communiquer avec : vendor.inquiry@loblaw.ca pour déterminer la marche à suivre.
  2. Si la date de livraison est ultérieure, attendez la date de livraison réelle avant de la retransmettre.
DÉPARTEMENT / RAYON N'EST PAS VALIDE
  1. Une facture/crédit a été transmise avec un numéro de département qui n'est pas valable pour la catégorie à laquelle ils vendent.
  2. Le fournisseur n'a pas l'autorisation de vendre à ce département.
  3. ou d'autres raisons..... (i.e. : erreurs de compte SAP).
  1. Obtenir la liste des numéros de département sur le site Web du SPS.
  2. Si votre facture a été rejetée, mais que vous avez utilisé le même numéro de département que celui qui apparaît sur la commande, communiquez avec votre représentant de catégorie Loblaw.
  3. Pour savoir si vous êtes autorisé à vendre à un département spécifique, contactez CDMVendorSetup@Loblaw.ca
DIFF. MONTANT TPS
  • Loblaws EDI et SPS n'ont aucune information sur cette erreur.
ÉCHEC DE VALIDATION DU CODE DE CHARGE
  • Le code de facturation choisi n'est pas reconnu ou n'est pas autorisé.
  1. Assurez-vous que vous êtes autorisé à utiliser ces charges.
  2. Choisissez la description correcte du code dans la liste du logiciel ou, si vous importez, choisissez le bon code dans la liste du format de fichier d'importation.
  3. Retransmettre la facture avec la bonne charge.
ENTER VALID SITE
  • Désole mais Loblaws n'ont pas traduit cette erreur dans leur fichier EDI. Cette erreur veut dire que le numéro de magasin envoyé sur la facture ne correspond pas au numéro de magasin figurant sur la commande.
  1. Si vous avez fait une erreur typographique, corrigez le numéro du magasin et envoyez à nouveau la facture.
  2. Les numéros de magasin doivent comporter 5 caractères numériques. Si le numéro de point de vente est 899, saisissez 00899.
  3. Retransmettre seulement si dans les 7 jours suivant la livraison.
MONTANT SEG. TOTAL NE CORRESPOND PAS AU MONTANT CALCULÉ
  1. Une facture a été transmise avec des calculs détaillés ne correspondant pas ou n'égalant pas le total sommaire.

    Remarque : le logiciel de Solutions Faxinating vous avertit lorsque vos totaux ne balancent pas. Si vous contournez l'erreur et envoyez quand même votre facture, vous obtiendrez ce type de rejet de la part de Loblaws, à moins que votre total ne soit inférieur à un dollar. Loblaws accepte un écart de 0,99 $ ou moins. Cela est indiqué dans les règles d'affaires de Loblaws.
  1. Chacun des points suivants doit être vérifié, car l'un d'entre eux peut causer cette erreur. Pour LD, ne retransmettre que dans les 7 jours suivant la livraison.

    1. Les taxes sur les articles individuels ne sont pas égaux au total des taxes sommaires. Ajoutez manuellement les montants de taxes des articles individuels et vérifiez qu'ils correspondent au montant total des taxes au niveau sommaire.
    2. Vérifier qu'il n'y a pas de transmission d'allocations/charges. Les allocations ou les charges pour les factures LD doivent être incluses dans le coût de l'article.
    3. Les consignes de bouteilles et la taxe écologique doivent être transmises au niveau de l'article dans la section allocation/charge. Vérifiez qu'il y a des charges pour les bouteilles laissées au magasin et des allocations pour les bouteilles ramassées aux magasins.
    4. Vérifiez qu'aucun crédit pour les produits retournés n'est transmis. Les crédits doivent être envoyés en utilisant le module de crédit Lobaws.

  2. Si a, b, c et d sont corrects, calculez que la facture totale est correcte en procédant comme suit:

    1. Multipliez la quantité de chaque article par le coût de l'article.
    2. Ajoutez les retours de bouteilles et la taxe écologique.
    3. Ajouter les frais d'inscription.
    4. Additionnez le total des taxes (après avoir confirmé que les taxes d'article sont égales au montant total des taxes).
Remarque : Loblaws n'est pas en mesure de vous aider davantage que ce qui est fourni ici. L'erreur n'est pas causée par le système Loblaws ou Solutions Faxinating.
NUMERO D'INSCRIPTION DE TAXE EST INVALIDE
  1. Votre numéro d'inscription de taxes ne se trouve pas dans le fichier principal de Loblaws.
  2. Ils s'attendaient à une autre taxe (ou à une taxe différente) et vous ne l'avez pas saisie, alors le code de taxe n'a pas été envoyé et/ou le mauvais code de taxe a été envoyé.
  1. Contacter Loblaws pour résoudre le problème : Vendor.inquiry@Loblaw.ca.

  2. Si le problème était que vous envoyiez des codes d'inscription invalides, une fois que Loblaws confirme que tout va bien, envoyez ces numéros par courriel à Faxinating afin que nous puissions modifier les numéros d'identification fiscale que nous avons dans votre compte pour qu'ils correspondent exactement à ceux de Loblaws. Une fois que Faxinating confirme, vous pouvez renvoyer les factures.
NUMERO D'INSCRIPTION DE TAXE EST INTROUVABLE
  • Il n'y a pas de numéro d'inscription de taxes sur la facture.
  1. Lorsque vous vous êtes inscrit à Faxinating, vous avez rempli un formulaire d'inscription qui demandait vos numéros d''inscription de taxes. Si vous n'avez pas indiqué ces numéros sur le formulaire, cela pourrait être la cause du rejet, car lorsque vous envoyez des taxes sur une facture, Faxinating récupère les numéros de taxes de votre compte. Contactez Faxinating et indiquez ces numéros. Si nous ne les avons pas, nous les ajouterons. Les numéros doivent correspondre exactement à la façon dont Loblaws les a configurés dans son système, sinon Loblaws rejettera les factures. Une fois que nous avons confirmé, vous pouvez renvoyer l'envoi.
  2. Communiquez avec Loblaws si vos numéros d'inscription de taxes ont changé. Vous devez ensuite contacter Faxinating pour leur donner les nouveaux numéros. N'envoyez pas le formulaire de nouveau avant que Loblaws et Faxinating n'aient confirmé les changements.
NUMÉRO DE BON DE COMMANDE EST MANQUANT
  • Vous avez envoyé une facture sans numéro de commande. Les fournisseurs qui facturent des magasins convertis SAP ou qui reçoivent des commandes par EDI doivent indiquer le numéro et la date de la commande sur la facture.
  1. Si vous avez simplement oublié de saisir le numéro de commande et la date, faites-le maintenant et renvoyez la facture.
  2. Livraison aux magasins SAP : jusqu'à ce que vous soyez configuré pour recevoir des commandes par EDI, demandez aux magasins les numéros de commande au moment de la livraison. Lorsque vous avez ce numéro, saisissez le numéro et la date de la commande dans leurs champs respectifs et renvoyez la facture. Exception - Fournisseurs VMI LD uniquement : si aucun numéro de commande n'a été reçu, saisissez la date de facture pour le numéro de commande et la date de facture pour la date de commande.
  3. Si vous n'avez pas de numéro de commande et que vous voulez savoir comment vous serez payé pour ces factures rejetées, communiquez avec votre représentant des comptes fournisseurs de Loblaw en composant le 905-459-2500. Vous devez demander le poste de votre représentant des comptes fournisseurs et indiquer le type de livraison spécifique (LD), le type de produit (épicerie, marchandise générale, viande ou fruits et légumes), ainsi que le nom de votre entreprise.
  4. Pour savoir pourquoi vous ne recevez pas des commande par EDI et comment commencer à les recevoir de cette façon, envoyez un courriel à l'assistance des magasins de la chaîne d'approvisionnement supplyChainStoreSupport@loblaw.ca . Donnez-leur le nom de votre entreprise, le numéro de fournisseur ou le numéro SAP et dites-leur que l'indicateur EDI est activé dans SAP, alors pourquoi ne recevez-vous pas les commandes par EDI ?
NUMÉRO DE CPU EST INVALIDE / INVALIDE UPC
  • Le code-barres transmis sur la facture ne correspondent pas au code-barres sur la commande.
  1. Les fournisseurs LD ne devraient pas retransmettre la facture. La facture sera payée en moins pour cet article. Vous recevrez un ajustement débit/crédit relatif à cette erreur.
  2. Référez-vous au code sur la commande. En cas de désaccord, communiquez avec la catégorie Loblaw concerné.
TVQ UTILISÉ POUR PROVINCE AUTRE QUE LE QUÉBEC
  • Une facture a été transmise pour un magasin à l'extérieur de la province de Québec, mais elle contenait la TVQ.
  1. Vérifiez la province du magasin qui est facturée. Si le magasin n'est pas au Québec OU s'il n'a pas fait l'objet d'un transbordement ou d'une cueillette au Québec, alors il ne devrait pas y avoir de la TVQ. Corrigez et retransmettez la facture seulement si elle est dans les 7 jours suivant la livraison.
TVQ SANS TPS POUR LA LIGNE...
  • Une facture a été transmise avec la TVQ, mais il manque une ligne de TPS pour le même article.

    Prenez note : la TVQ est calculée en fonction du coût de l'article plus le montant de la TPS ; par conséquent, les deux taxes sont applicables si vous facturez un magasin dans la province de Québec.
  1. Vérifiez la province du magasin qui est facturée. Si le magasin est au Québec, corrigez la facture en ajoutant la TPS et retransmettez seulement si elle est dans les 7 jours suivant la livraison.
  2. Si la facture vise un emplacement à l'extérieur du Québec, retirez le montant de la TVQ et assurez-vous que la taxe appropriée est appliquée. Retransmettre seulement si dans les 7 jours suivant la livraison.
    Remarque : un article dans un magasin du Québec peut n'être assujetti qu'à la TPS. Dans ce cas, aucun rejet ne sera généré si seule la TPS est appliquée.
UNITÉ DE MESURE NE CORRESPOND PAS AU BON DE COMMANDE
  • L'unité de mesure (UM) au niveau des articles sur votre facture ne correspond pas à l'UM sur la commande.

    Le numéro de ligne avec l'erreur est affiché à la fin du message.
  1. Corrigez l'unité de mesure pour qu'elle corresponde à la commande. Les factures de LD ne peuvent être retransmises que dans les 7 jours suivant la livraison.
  2. Pour éviter cette erreur, ne modifiez pas l'UM originale sur la ligne de commande lorsque vous envoyez votre facture. Les UMs utilisées chez Loblaw sont les suivantes : CA, EA,DP, KG, PL. Pour les articles de poids variable, l'UM figurant sur la facture est KG.
UPC NOT IN LOBLAWS' SYSTEM
  • Désole mais Loblaws n'ont pas traduit cette erreur dans leur fichier EDI. Cette erreur veut dire que le code-barres transmis n'est pas dans le système de Loblaws.
  1. Les fournisseurs LD ne devraient pas retransmettre la facture. La facture sera payée en moins pour cet article. Vous recevrez un ajustement débit/crédit relatif à cette erreur.
  2. Examinez les codes transmis et assurez-vous qu'ils sont corrects pour les factures futures.
  3. S'assurer que l'article a été listé dans le flux de travail de l'article avec le bon code-barres et qu'un numéro d'article Loblaw a été obtenu.
VALEURS OBLIGATOIRES MANQUANTES - LIGNE DE POIDS VARIABLE
  1. Loblaws exige le nombre de paquets, le format (taille) du paquet et l'UM du paquet pour les articles à poids variable.
  2. La page champs et exigences dans ce guide indique que ces trois champs sont obligatoires pour le poids variable.
  • Il y a des chances que vous obteniez cette erreur parce que vous n'avez saisi que le nombre de paquets. Allez dans chaque article ayant un poids variable et entrez les données manquantes dans les champs appropriés.
    Remarque : si Loblaws indique qu'il manque des données la ligne 4 de - la ligne 4 signifie le 4e article sur la facture. Cette erreur ne signifie pas que seule la ligne 4 est fausse. Vérifiez-les tous ou vous pourriez vous retrouver avec un autre rejet.
VALEUR DE LA TAXE EXCÈDE LA TOLERÉANCE
  • La facture transmise avec des calculs de taxe incorrectes pour un ou plusieurs articles après avoir pris en considération la province où le produit a été expédié, plus tous les frais qui peuvent avoir une incidence sur le montant avant taxes d'un article. Ce type de rejet se produira si les montants de taxe prévus pour un article quelconque sur la facture sont supérieurs à notre tolérance de 1 % ou à notre écart de 1 $ admissible.
  1. Vérifiez la province du magasin où la commande a été expédiée et assurez-vous que les taxes ont été calculées au niveau de l'article en fonction du taux de taxe approprié pour la province où Loblaw a pris possession du produit et en tenant compte de toutes les charges ou allocations qui peuvent augmenter ou diminuer le coût de l'article avant taxes.
  2. Ces allocations et les charges se trouvent dans la section allocations/charges, après chaque article avec l'un des codes énumérés ci-dessous. Ces allocations/charges ne doivent pas contenir des décimales ou des signes négatifs.
  3. Obtenez le sous-total de chaque ligne en prenant la quantité expédiée x le coût de l'article moins les frais indiqués ci-dessous.

    • Allocations : transport de chargements complets, entrepôt, remise commerciale, allocation de distribution ON, sans frais/fuite, houle, ramassage.
    • Charges : frais de transport, écologie pour l'Ouest (augmente le montant avant taxes de l'article)
    • Les éléments suivants n'ont aucune incidence sur le coût de l'article : dépôt de bouteilles pour l'Ouest & dépôt de bouteilles pour le Québec et l'Atlantique.