Créer une facture ou une note de crédit
Vos factures doivent être conformes aux règles d'affaires de Sobeys.

Avant de créer une facture, configurez un catalogue de produits, un carnet d'adresses contenant les adresses de livraison et de facturation et des modèles. Cela vous fera gagner du temps et vous évitera de commettre des erreurs coûteuses.
CRÉDITS : pour créditer un produit ou pour créer une note de crédit, les étapes sont les mêmes que ci-dessous, sauf quelques différences mineures.
  • La quantité facturée doit être dans un format négatif (par ex.: -4).
  • Les taxes au niveau des produits doivent rester positives.
  • Assurez-vous de sélectionner les taxes qui contiennent le nom « crédit »
  • Vous pouvez avoir des débits et des crédits dans la même transaction EDI.
  • Si le montant total et les taxes sont des crédits, ils doivent être négatifs (par ex. : -125.50). Si vous avez entré une quantité négative, le logiciel la calculera comme un crédit.
  1. Pour créer une nouvelle facture à partir d'un modèle, ouvrez le logiciel et selon le nombre de modèles que vous avez créés, suivez l'une des options suivantes.

    • Si vous avez créé un seul modèle, cliquez sur « Nouveau → Sobeys Québec facture détaillée LD → OK » .

    • Si vous avez créé plusieurs modèles, cliquez sur « Nouveau → Sobeys Québec facture détaillée LD → Modèles » . Sélectionnez un modèle dans la liste et cliquez sur « Utiliser le modèle choisi » .

  2. Commencez par ajouter des produits à la facture. Sélectionnez un produit dans le volet de gauche du catalogue et cliquez sur « Ajouter → » .

  3. Saisissez les données suivantes ou apportez des modifications.

    • Quantité : obligatoire.

    • UM : obligatoire.

    • Paquet : obligatoire. Si vous facturez par poids variable, entrez le nombre de caisses expédiées. Le format et l'UM sont optionnels mais les deux champs fonctionnent ensemble.

    • Allocation/charge : les taxes vont dans cette section. Elles peuvent être ajoutées à chaque article ou à la facture. Pour ajouter des taxes, allocations ou charges au produit, procédez comme suit :

      • cliquez sur « Ajouter » (coin inférieur droit).
      • choisissez un indicateur.
      • choisissez un type. Faites attention lors de la sélection des taxes - il y a 2 taxes pour les débits et 2 pour les crédits.
      • entrez le montant. Ne pas mettre de signe moins devant les allocations ou les crédits.
      • la description est optionnelle.
      • cliquez sur « Enregistrer » .
      • pour en ajouter une autre, répétez les étapes.

    • Cliquez sur « Enregistrer » .

    • Pour ajouter un autre produit, répétez les étapes.

  4. Saisissez les données manquantes sur la facture.

    • Numéro de facture et date de facture : obligatoire.

    • Date d'expédition : obligatoire.

    • Numéro de commande et date de commande : conditionnel. Doit être entré si vous avez reçu une commande par EDI. Remarque : vous ne devez pas saisir les factures manuellement si vous recevez des commandes par EDI. Visualisez la page convertir une commande en facture.

    • Livrer à : sélectionnez dans le carnet d'adresses.

    • Termes de vente : si vous avez des termes et qu'ils ne sont pas déjà là via un modèle, saisissez-les maintenant.

    • Allocations et charges : les taxes vont dans cette section. Si vous avez déjà ajouté les taxes à chaque article, ne les ajoutez pas ici. Aucune allocation ou charge n'est permise au niveau de la facture. Pour ajouter des taxes, procédez comme suit :

      • Cliquez sur « Allocation/Charge » situé à droite.
      • Cliquez sur « Ajouter ».
      • choisissez un indicateur.
      • choisissez un type. Faites attention lors de la sélection des taxes - il y a 2 taxes pour les débits et 2 pour les crédits.
      • entrez le montant. Ne pas mettre de signe moins devant les allocations ou les crédits.
      • la description est optionnelle.
      • cliquez sur « Enregistrer » .
      • pour en ajouter une autre, répétez les étapes.

  5. Cliquez sur le bouton « Calculer les totaux » . Le module calcule la quantité x le prix + les taxes + les charges - les allocations.

  6. Sauvegarde de la facture. Il y a deux options.

    1. Brouillon : ceci est utilisé si vous n'avez pas le temps de terminer la facture, mais que vous ne voulez pas perdre les données que vous avez déjà saisies. Il sauvegarde la facture sans valider les données. Les factures sauvegardées sous forme de brouillons ne peuvent pas être envoyées.

    2. Enregistrer : cliquez sur ce bouton si vous êtes prêt à envoyer la facture. Si vous avez omis des champs obligatoires, le logiciel vous en informera. Saisissez les données et sauvegardez à nouveau. Le logiciel vous avertira également en cas d'erreurs. Si vous contournez les erreurs, vous pouvez recevoir un rapport d'erreur. Il y a des frais pour les rapports d'erreurs envoyés aux fournisseurs. Notez également que Sobeys peut rejeter votre facture et vous demander de la corriger et de la renvoyer. Les fournisseurs qui renvoient une facture seront également facturés pour cette facture. Veuillez ne pas ignorer les avertissements du logiciel.

  7. Envoyer la facture. Cliquez ici si vous avez besoin d'aide.